Einen betrieblichen Ausbildungsplan erstellen

Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil des Berufsausbildungsvertrages und beschreibt auf der Grundlage des Ausbildungsrahmenplanes den tatsächlichen Ablauf der betrieblichen Ausbildung in Ihrem Betrieb. Dabei müssen die Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen (Betriebsstruktur, personelle und technische Ausstattung etc.) Beachtung finden, aber auch die persönlichen Voraussetzungen der Auszubildenden. 

Der betriebliche Ausbildungsplan gibt also Auskunft darüber, wer wann für die Ausbildung zuständig ist, wie lange der oder die Auszubildende / der Auszubildende an bestimmten Orten, wie z.B. in der Personalabteilung, im Einkauf oder in der IT-Abteilung im Unternehmen ausgebildet wird und was dort gelernt werden soll.

Gesetzliche Vorgaben

Den rechtlichen Rahmen für die betriebliche Ausbildung gibt das Berufsbildungsgesetz vor. Im Zusammenhang mit einer planmäßigen Ausbildung ist besonders der § 14 (1) bedeutsam, der die Pflichten der Ausbildenden vorgibt. Hier geht es vor allem um die Formulierung: "planmäßig, sachlich und zeitlich gegliedert".

Die sachliche und zeitliche Gliederung ist in die Niederschrift des Ausbildungsvertrages aufzunehmen (§ 11, (1),1.).

Grundlage jeder Ausbildungsplanung ist die für den Beruf gültige Ausbildungsordnung mit dem dazugehörigen Ausbildungsrahmenplan. Dort ist festgelegt, was während der Ausbildungszeit gelernt werden soll. 

Der zu erstellende betriebliche Ausbildungsplan enthält Informationen darüber, wie diese Vorgaben im jeweiligen Ausbildungsbetrieb konkret umgesetzt werden. Der betriebliche Ausbildungsplan wird also auf Grundlage der jeweiligen Ausbildungsordnung und dem Ausbildungsrahmenplan erstellt.

• Die Ausbildungsordnung legt allgemeine Anforderungen wie Inhalte und Dauer einer Berufsausbildung fest und bildet damit den Rahmen einer jeden Ausbildungsplanung.
• Der dazugehörige Ausbildungsrahmenplan ist ein Dokument, das den tatsächlichen Verlauf der Ausbildung in Ihrem Betrieb durch eine zeitliche und eine sachliche Gliederung der Ausbildung vorschreibt (§ 11 Abs. 1 Nr.1 BBIG). Auf dieser Grundlage wird der betriebliche Ausbildungsplan in Ihrem Betrieb erstellt, der bei der zuständigen Kammer eingereicht werden muss, damit die Ausbildung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragen werden kann.
• Der betriebliche Ausbildungsplan ist Bestandteil jedes Ausbildungsvertrages und definiert Themen und Aufgaben, die innerhalb der Berufsausbildung absolviert werden. Während der Umsetzung des betrieblichen Ausbildungsplans absolviert die Auszubildende / der Auszubildende die in dem Ausbildungsplan vorgesehenen Inhalte. Dabei wird sie oder er idealerweise in die laufenden Geschäftsprozesse und Projekte des Unternehmens integriert und erhält so die bestmögliche Ausbildung im Rahmen der betrieblichen Praxis.

Der betriebliche Ausbildungsplan sieht zwei verschiedene Gliederungen vor, die für den betrieblichen Ausbildungsplan berücksichtigt werden müssen, die sachliche und die zeitliche Gliederung der Ausbildungsplanung.

• Die sachliche Gliederung beinhaltet alle Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die in dem Ausbildungsberuf zu vermitteln sind. Das kann durch verschiedene Ausbildungseinheiten geschehen, die bestimmte Funktionen oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen vorsehen. Um z.B. Controlling kennenzulernen, wird die Auszubildende / der Auszubildende in der Finanzabteilung eingesetzt. Soll sie oder er etwas über Kundenbindung und Kundenbetreuung lernen, ist ein Einsatz in der Marketing- bzw. Vertriebsabteilung sinnvoll.
• Die zeitliche Gliederung richtet sich nach der Dauer der jeweiligen Ausbildung und stellt sicher, dass alle für das Berufsbild relevanten Ausbildungsinhalte auch innerhalb der vorgesehenen Ausbildungszeit vermittelt werden. Sie ordnet jeder Einheit der sachlichen Gliederung des betrieblichen Ausbildungsplans eine entsprechende Zeiteinheit zu. Die Planung kann sachlogisch nach den Geschäftsprozessen Ihres Unternehmens, durch Aufgaben oder Projekttätigkeiten, und/oder lernzielorientiert, nach Punkten des Ausbildungsrahmenplans, erfolgen. Solange das Gesamtziel der Berufsausbildung erreicht wird, können die einzelnen Zeiteinheiten variiert werden. Dies besagt die Flexibilitätsklausel in der jeweiligen Ausbildungsordnung. Dadurch kann individuell auf den Fortschritt der Auszubildenden eingegangen werden, um z.B. gezielt Schwächen auszugleichen oder Stärken zu fördern, oder die Ausbildung an die in Ihrem Unternehmen geänderten Rahmenbedingungen anzupassen. Dies kann z.B. bei Engpässen durch Krankheitsausfälle oder Hoch- und Tiefphasen von Aufträgen etc. passieren. Allerdings dürfen die vorgegebenen Zeitrichtwerte nicht gravierend über- oder unterschritten werden! Eine sinnvolle, geordnete und planmäßig durchgeführte Ausbildung sollte jederzeit noch gewährleistet sein. Bei der zeitlichen Planung werden neben der Ausbildungs- und Probezeit auch Prüfungstermine und Urlaubszeiten berücksichtigt. 

Generell sollte bei der Erstellung des betrieblichen Ausbildungsplans die folgende Leitfrage Anwendung finden: 

Wie können wir die Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, die unseren Auszubildenden eine umfassende berufliche Handlungsfähigkeit im Ausbildungsberuf ermöglichen? Um diesem Anspruch gerecht zu werden, sollte die Ausbildung so realitätsnah wie möglich gestaltet werden, indem die Auszubildenden in die laufenden Geschäftsprozesse und Projekte des Unternehmens einbezogen werden. Gleichzeitig muss dabei auch sichergestellt sein, dass die Ausbildung ausreichend betreut und die Auszubildenden professionell begleitet werden.

Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick, in welchen Abteilungen die Auszubildende / der Auszubildende eingesetzt werden soll. Falls im Betrieb keine eigene Übersicht in Form eines Organigramms vorhanden ist, können Sie sich auch selbst einen Überblick verschaffen, indem Sie sich an typischen Abteilungen wie Personalabteilung, Finanzabteilung, Marketing, Vertrieb etc. orientieren. Im Anschluss geht es darum, die Unternehmenspraxis mit der entsprechenden Ausbildungsordnung und dem dazugehörigen Ausbildungsrahmenplan in Einklang zu bringen.

Ihr Unternehmen bietet ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung an. Damit Sie diese an Ihre Kunden bringen können, liegen Ihrem Unternehmen bestimmte Arbeitsprozesse zugrunde, durch die Ihre Produkte, Dienstleistungen etc. entstehen. Sobald Sie eine Übersicht der Prozesse Ihres Unternehmens haben, können Sie die Lernziele des jeweiligen Ausbildungsrahmenplans hinzunehmen. Jetzt können Sie für die jeweiligen Lernziele entsprechende Arbeitspakete oder kleinere Projekte bestimmen, innerhalb derer den Auszubildenden die entsprechenden Lernziele vermittelt werden können (z.B. eine Vertriebs- oder Marketingaktion). So legen Sie fest, durch welche spezifischen Aufgaben und Tätigkeiten Ihre Azubis die Lernziele erreichen. Falls Sie einzelne Inhalte der Ausbildungsordnung nicht durch Ihr Unternehmen vermitteln können, gibt es auch die Möglichkeit einer Verbundausbildung zusammen mit einem anderen Betrieb oder einer überbetrieblichen Einrichtung.

Während Sie Ihre betriebliche Praxis mit den zu vermittelnden Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten verknüpfen, legen Sie gleichzeitig die sachliche und zeitliche Gliederung fest. Wichtig dabei ist, dass genau nachvollzogen werden kann, auf welche Art und Weise sich Ihr Azubi welchen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten aneignet. Folgende W-Fragen können Ihnen bei der Erstellung des Ausbildungsplans helfen:

• Was? Lernziele / Gruppen
• Wo? Betrieblicher Ausbildungsplatz / Abteilung, Schulung etc.
• Wie? Lehr- und Lernmethoden, Projektgruppe
• Wer? Ausbilder/-in, Beauftragte
• Wann? Tage, Wochen, Monate etc.

Zudem muss geklärt werden, wer sich in den jeweiligen Ausbildungsabschnitten um die Auszubildende / den Auszubildenden kümmert. Dafür eignen sich Personen oder ein Team, bestehend aus den Ausbildungsverantwortlichen und/oder den ausbildenden Fachkräften der jeweiligen Abteilung. Eine genau festgelegte Betreuung mit konkreten Ansprechpartnern/-innen erleichtert die erfolgreiche Umsetzung.

Als Ausbilder/-in sind Sie dazu verpflichtet, den Ausbildungsverlauf durch das Berichtsheft nachzuverfolgen und zu kontrollieren, in welchem Maße der/die Auszubildende ihre/seine Tätigkeiten und Lernerfolge dokumentiert. Dies ist notwendig, damit der Erfolg einer Ausbildung garantiert werden kann. Zusätzlich ist das ausgefüllte Berichtsheft Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Empfehlenswert ist, dass Sie sich regelmäßig (ca. alle 1-2 Monate) zu einem Feedbackgespräch zwischen Ausbildungsverantwortlichen, der Geschäftsleitung und der/dem Auszubildenden selbst verabreden. In diesen Gesprächen können Auszubildende mündlich über ihre Tätigkeiten berichten und Feedback von allen Gesprächsteilnehmenden einholen. Gleichzeitig können Sie die Entwicklung der Ausbildung gut nachverfolgen und sicherstellen, dass alle erforderlichen Lernziele des Ausbildungsrahmenplans erreicht werden.

In der finalen Zusammenführung können Sie sich für die Umsetzung des betrieblichen Ausbildungsplans eine eigene Übersicht erstellen, mit der Sie den Überblick behalten und gewährleisten können, dass alle relevanten Inhalte vermittelt und die Auszubildenden entsprechend betreut werden. Dafür bietet es sich an, bspw. auf bereitgestellte Dokumente der Kammern zurückzugreifen oder eine eigene Übersicht zu erstellen.

Die Ausbildungsplanung in Form eines betrieblichen Ausbildungsplans ist gesetzlich vorgeschrieben und unterteilt sich in eine zeitliche und eine sachliche Gliederung. Um eine Planung umzusetzen, verbinden Sie am besten die Lernziele (Punkte) des Ausbildungsrahmenplans direkt mit Geschäftsprozessen und Projekten in Ihrem Unternehmen, sodass Ihre Azubis bestmöglich für die Arbeit in Ihrem Betrieb qualifiziert und auf das Arbeitsleben nach der Ausbildung vorbereitet werden. Regelmäßige Feedbackgespräche sowie das Berichtsheft können gewährleisten, dass Ihre Ausbildungsplanung effektiv umgesetzt wird. Eine strukturierte Ausbildungsplanung ist eine wichtige Grundlage, gut ausgebildete Nachwuchskräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen.