Die Report-Variante in der mündlichen Abschlussprüfung

Wie Betriebe Auszubildende bestmöglich unterstützen können

01. Juni 2026

In bestimmten kaufmännischen und dienstleistungsorientierten Berufen wird Auszubildenden im Fachgespräch die Möglichkeit geboten, ihre berufliche Handlungskompetenz praxisnah zu dokumentieren – und zwar mit der sogenannten "Report-Variante". Doch was genau steckt hinter dieser Alternative zur klassischen Fachaufgabe? Und wie können Betriebe ihre Auszubildenden beim Erstellen eines Reports unterstützen, um die Erfolgschancen in der Prüfung zu erhöhen?

Der Raum ist ruhig und die Mitglieder des Prüfungsausschusses lächeln, als Sebastian Platz nimmt. Der angehende Kaufmann für Büromanagement hat sich in den vergangenen Monaten intensiv auf sein Fachgespräch vorbereitet und dabei auch einen dreiseitigen Report zu einer realen, im Betrieb durchgeführten Fachaufgabe erstellt. Nun wird er gebeten, genau darüber zu sprechen, was er zu Papier gebracht hat – nämlich die Organisation einer Onboarding-Veranstaltung für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Sebastian atmet kurz durch und beginnt: "Ich habe mich im Rahmen meiner Wahlqualifikation ‚Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement‘ ausführlich mit der Planung und Durchführung einer Onboarding-Veranstaltung beschäftigt." Die Mitglieder des Prüfungsausschusses hören aufmerksam zu, als Sebastian diese komplexe, betriebliche Fachaufgabe schildert. Eine Prüferin lehnt sich nach vorn und fragt: "Was waren für Sie dabei die größten Herausforderungen?" Sebastian überlegt, dann antwortet er: "Besonders anspruchsvoll war die Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen. Ich musste sicherstellen, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig vorliegen und der Zeitplan eingehalten wird. Außerdem habe ich Angebote von externen Dienstleistern eingeholt und miteinander verglichen."

An Sebastians Antwort schließt sich ein Gespräch an, in dem der Prüfling dem Prüfungsausschuss seine Vorgehensweise erläutert und die damit verbundenen Überlegungen darstellt. Er geht auf die Aufgabenstellung, die Zielsetzung und die Planung der Onboarding-Veranstaltung ein – und zeigt dabei seine berufliche Handlungskompetenz.

Der Report im fallbezogenen Fachgespräch

Die betriebliche Fachaufgabe ist eine reale berufliche Aufgabe, die Auszubildende im Betrieb selbst bearbeitet haben. Sie ist Bestandteil des sogenannten "fallbezogenen Fachgesprächs". Bei der "Report-Variante" wird diese Aufgabe in einem kurzen Report dokumentiert und eingereicht.

Es gibt die "Report-Variante" typischerweise bei Berufen mit Wahlqualifikationen. Diese spezialisierten Module, die Auszubildenden eine individuelle Schwerpunktsetzung ermöglichen, geben auch die Themenfelder für die betriebliche Fachaufgabe vor, über die ein Report geschrieben werden kann.

Der Report selbst fließt nicht in die Bewertung der Prüfungsleistung ein, sondern dient dem Prüfungsausschuss nur zur Vorbereitung des fallbezogenen Fachgesprächs. Aus dem Report werden für das fallbezogene Fachgespräch prozessorientierte Fragen entwickelt. Mit deren Hilfe wird geprüft, ob ein Prüfling in der Lage ist, problemhafte Situationen zu lösen.

Die typischen Merkmale eines Reports sind1:

Beschreibung einer realen betrieblichen Aufgabe
Darstellung von Zielsetzung, Planung, Durchführung und Ergebnis
Reflexion des eigenen Vorgehens
Begründung von Entscheidungen
Einhaltung formaler Vorgaben (bspw. Deckblatt, Umfang, Struktur)

Die Report-Variante ist verankert in den jeweiligen Ausbildungsordnungen der Berufe und wird konkretisiert durch die Prüfungsordnungen der zuständigen Kammern (bspw. IHK, HWK).

Wo die Report-Variante angewendet wird

Die Report-Variante kommt vor allem in kaufmännischen und dienstleistungsorientierten Berufen zum Einsatz, zum Beispiel:

Kaufleute für Büromanagement (Wahlrecht)
Kaufleute für Versicherungen und Finanzanlagen (Pflicht)
Kaufleute im E-Commerce (Pflicht)
Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement (Wahlrecht)
Mechatroniker/-in (Pflicht in der Zusatzqualifikation)

Nicht in allen Berufen ist die Report-Variante verpflichtend. Es kann auch ein Wahlrecht bestehen zwischen Report (betriebliche Fachaufgabe) und der Bearbeitung einer klassischen Fachaufgabe. Besteht ein Wahlrecht, wird in der Regel mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung verbindlich mitgeteilt, welche Variante dort zugrunde gelegt werden soll.

Bei den Kaufleuten für Büromanagement ist der Report eine Wahlmöglichkeit. Der Betrieb entscheidet, ob die Auszubildenden für jede ihrer zwei Wahlqualifikationen einen Report einreichen – oder ob sie ohne Report zur Prüfung antreten und stattdessen eine vom Prüfungsausschuss gestellte Fachaufgabe bearbeiten. Der Prüfungsausschuss wählt bei der Reportvariante einen der zwei Reports für das Fachgespräch aus.

Bei den Kaufleuten für Versicherungen und Finanzanlagen besteht keine Wahlmöglichkeit: Der Report ist hier als Grundlage für das fallbezogene Fachgespräch Pflicht. Mit der Neuordnung des Berufs im Jahr 2022 wurde die Zahl der Reports von zwei auf einen reduziert.

Für wen eignet sich die Report-Variante?

Nicht jede Prüfungsform passt zu jedem Auszubildenden. Die Report-Variante bietet jedoch für viele Auszubildende klare Vorteile:

Praxisnähe: Die Aufgaben stammen direkt aus dem eigenen Arbeitsalltag. Gefragt sind dabei vor allem die Hintergründe der eigenen Entscheidungen.
Sicherheit im Fachgespräch: Die Inhalte können selbst – im Vorfeld des Fachgesprächs – erarbeitet werden Dadurch fühlen sich viele Auszubildende sicherer im Gespräch mit dem Prüfungsausschuss.

Britta Hallmann vom Forschungszentrum Jülich hebt hervor, dass die Report-Variante ferner einen nachhaltigen Lerneffekt begünstigt. "Man setzt sich hier mit einem Thema ganz anders auseinander, richtig in die Tiefe gehend. Dabei hinterfragt man die Dinge auch mal stärker und denkt dabei insbesondere an das Warum bei bestimmten Prozessen", so die Prüferin im Beruf Kaufleute für Büromanagement.

Die Rolle der Betriebe: Unterstützung als Schlüssel zum Erfolg

Orhan Güzel (IHK Aachen)

Trotz der Vorteile bringt die Report-Variante auch einige Hürden mit sich – bspw. das Risiko, ein nicht geeignetes Thema zu wählen, mit dem Auszubildende in der mündlichen Abschlussprüfung ihre Kompetenzen nicht ausreichend unter Beweis stellen können2. Auszubildende sind deshalb auf die Unterstützung und gezielte Begleitung durch den ausbildenden Betrieb angewiesen.

Auswahl geeigneter Aufgaben

"Manche Aufgaben, die von den Ausbildungsbetrieben für den Report ausgewählt werden, sind nicht komplex genug und bieten damit wenig Gehalt für ein Fachgespräch“, sagt Orhan Güzel von der IHK Aachen. Der Ausbildungsberater für kaufmännische Berufe weiß, dass die Wahl der richtigen Fachaufgabe bzw. Fachaufgaben einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Report-Variante ist.

Für einen Report geeignete Aufgaben zeichnen sich dadurch aus, dass sie3 …

… reale, im Betrieb durchgeführte Aufgaben darstellen (keine fiktiven Beispiele)
… sich inhaltlich auf die Inhalte der jeweiligen Wahlqualifikation beziehen
… eine komplexe berufliche Handlung darstellen und einen vollständigen Prozess abbilden
… keine Routineaufgabe mit linearem Ablauf sind (keine Nebenkostenabrechnungen oder Reiseplanungen)
… Entscheidungsalternativen enthalten und damit genügend Substanz für ein fallbezogenes Fachgespräch bieten

Brigitte Schrameyer-Rogowski (Prüferin im Beruf Kaufleute für Büromanagement)

Frühzeitige Vorbereitung

Die Durchführung einer betrieblichen Fachaufgabe und die Erstellung eines qualitativ hochwertigen Reports benötigen Zeit. Betriebe sollten daher ausreichend Zeit einplanen, um Stressphasen für die Auszubildenden zu vermeiden. Es empfiehlt sich, die Auszubildenden bereits im zweiten Ausbildungsjahr an die Report-Variante heranzuführen. In Sachen Themenfindung kann man sogar noch eher an die Erstellung eines Reports denken, findet Brigitte Schrameyer-Rogowski, Prüferin im Beruf Kaufleute für Büromanagement: "Ich ermutige Auszubildende bereits im ersten und zweiten Ausbildungsjahr, aufmerksam zu sein, wenn im Arbeitsalltag interessante Themen auftauchen. Oft ergeben sich Situationen – etwa die Mitarbeit an Projekten oder die Teilnahme an Messen – die sich hervorragend als Grundlage für den späteren Report eignen."

Feedback und Begleitung

Gerade die Reflexion fällt vielen Auszubildenden schwer: Entscheidungen zu begründen und alternative Vorgehensweisen zu diskutieren, erfordert Übung und Anleitung. Kontinuierliches Feedback hilft Auszubildenden dabei, solche Fähigkeiten zu verbessern. Dorothea Schneider vom Bildungsverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (BWV) stellt deshalb klar: "Ein Report wird immer besser, je mehr Ausbilder und Azubi im Gespräch sind." Maßnahmen, die ein Betrieb im Bereich Feedback umsetzen kann, sind:

Einfordern von Zwischenständen
Hinweise zur Struktur und Argumentation
Aufgaben gemeinsam reflektieren (bspw. "Warum hast Du das so gemacht? Welche Alternativen gab es?")

Gerade die enge Begleitung der Auszubildenden durch das Ausbildungspersonal bietet zahlreiche Mehrwerte. Schneider: "Es ist wichtig, Zeit in den Austausch und die Reflexion zu investieren, da dies ein wesentlicher Bestandteil des Lernprozesses ist. Solche Gespräche eröffnen auch einen Raum, um vielfältige Themen, die über den eigentlichen Report hinausgehen, gemeinsam zu reflektieren und zu diskutieren."

Fazit

Die Report-Variante macht berufliche Handlungskompetenz sichtbar. Für Auszubildende bietet sie die Chance, mit praktischen Erfahrungen aus dem Ausbildungsalltag, das eigene Wissen in den Wahlqualifikationen zu vergrößern. Mit Blick auf die mündliche Abschlussprüfung kann sie somit eine sehr effektive Prüfungsvorbereitung darstellen Gleichzeitig sind mit der Report-Variante auch Anforderungen verbunden, die ohne Unterstützung durch die Betriebe schwer zu bewältigen sind. Ausbildende Betriebe sollten ihre Auszubildenden aktiv bei der Erstellung eines Reports begleiten: durch die Auswahl geeigneter Aufgaben, durch gezielte Vorbereitung, durch kontinuierliches Feedback und eine enge Begleitung. Die Investition in eine gute Vorbereitung und Begleitung der Report-Erstellung kann sich für Betriebe gleich mehrfach auszahlen:

Fachkräftesicherung: Gut vorbereitete Auszubildende bestehen Prüfungen häufiger und mit besseren Ergebnissen. Auszubildende, die ihre Ausbildung erfolgreich abschließen, bleiben oft im Unternehmen – ein wichtiger Faktor angesichts des Fachkräftemangels.
Stärkung der Ausbildungskultur: Eine strukturierte Begleitung zeigt, dass Ausbildung im Betrieb ernst genommen wird.