Der erste Ausbildungstag im Betrieb

Für Auszubildende ändert sich mit dem Beginn der Ausbildung meist ihr ganzes Leben: anstatt die Schulbank zu drücken, betreten sie eine neue und aufregende Arbeitswelt! Machen Sie ihnen diesen Einstieg mit den folgenden Vorbereitungen so einfach wie möglich:

Willkommensschreiben schicken

Ein Willkommensschreiben vor Ausbildungsbeginn per Brief oder E-Mail hilft den Auszubildenden, sich auf den ersten Arbeitstag vorzubereiten und mögliche Fragen vorab zu klären. In dem Schreiben sollten wichtige Eckpunkte strukturiert beschrieben werden. Die schriftliche Form bietet zudem die Möglichkeit, Dinge immer wieder nachzuschauen und dadurch möglicherweise etwas von ihrer/seiner Nervosität abzubauen. An Ihr Unternehmen angepasst könnten folgende Punkte in dem Willkommensschreiben enthalten sein:

Willkommensmappe erstellen

Mit einer Willkommensmappe können Sie den Auszubildenden einen tieferen Einblick in Ihr Unternehmen mitsamt seiner Werte bieten. Zusätzlich kann sie insbesondere Auszubildenden mit frühem Kundenkontakt bei aufkommenden Fragen als Arbeitsunterlage dienen. Es ist sinnvoll, folgende Inhalte abzudecken:

• Geschichte des Unternehmens
• Allgemeine Informationen zum Unternehmen (Anzahl der Mitarbeitenden, Geschäftsfelder, Standorte...)
• Leitlinien bzw. Philosophie des Unternehmens
• Ziele des Unternehmens für das laufende Jahr
• Ansprechpartner/-in mit Kontaktdaten
• Regeln im Unternehmen
• Produktpalette
• Position am Markt
• Sozialleistungen und Bonussysteme
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Sie können die Willkommensmappe am besten vor dem ersten Ausbildungstag erstellen und sie den Auszubildenden dann aushändigen, um sie mit ihnen gemeinsam durchzugehen.

Arbeitsplatz vorbereiten

Falls den Auszubildenden ein fester Arbeitsplatz zur Verfügung steht, sollte dieser mit allen notwendigen Arbeitsmaterialien vorbereitet sein. Falls das nicht möglich ist, sollten die notwendigen Materialen leicht zugänglich sein, um den Arbeitsstart so leicht wie möglich zu gestalten. Auch sollten ggf. E-Mail-Account, Spind o.ä. bereits eingerichtet sein. Diese Vorbereitung drückt gleich zu Anfang Wertschätzung gegenüber den zukünftigen Mitarbeiterinnen / Mitarbeitern aus.

Sie haben alle notwendigen Dinge vorbereitet und sind nun bereit für den ersten Ausbildungstag. Dieser bleibt den meisten Azubis lange Zeit in Erinnerung. Man lernt sich kennen, Abläufe werden besprochen und alle notwendigen Formalien werden geklärt. Damit Sie bzw. das Unternehmen einen guten ersten Eindruck bei Ihren Auszubildenden hinterlassen, denken Sie am ersten Tag an folgende Aspekte:

Begrüßung

Zur Begrüßung ist es eine schöne Geste, wenn die Führungskraft die neuen Auszubildenden persönlich im Unternehmen willkommen heißt. Das drückt Wertschätzung aus und die Auszubildenden fühlen sich direkt ernst genommen. Falls diese Möglichkeit nicht besteht, sollte vor dem ersten Ausbildungstag geklärt werden, wer die Begrüßung der Auszubildenden übernimmt.

Unternehmensrundgang

Damit sich die Auszubildenden schnell im Unternehmen zurechtfinden, ist es sinnvoll, einen Unternehmensrundgang am ersten Ausbildungstag einzuplanen. Hierbei sollten mindestens alle für die Azubis wichtigen Räume berücksichtigt werden, aber auch eine Besichtigung des gesamten Betriebs kann einen besseren Gesamtüberblick über die Bereiche des Unternehmens verschaffen. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Relevanz verschiedener Räumlichkeiten, gilt es hier zu entscheiden, welche Bereiche der Rundgang abdecken sollte.

Kolleginnen / Kollegen vorstellen und Azubi einbeziehen

Teil des Unternehmensrundgangs kann es sein, die Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen, was bspw. aber auch in einer separaten Begrüßungsrunde geschehen kann. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann es sinnvoll sein, dies auf die für die Auszubildenden relevanten Personen zu begrenzen. Den Auszubildenden sollte dabei auch klar werden, wer alternative Ansprechpersonen sind, falls die zuständige Ausbilderin / der zuständige Ausbilder gerade nicht im Haus sein sollte.

Für ein gemeinsames Kennenlernen der Kolleginnen / Kollegen kann, abhängig vom normalen Tagesablauf in dem Unternehmen, das Frühstück oder Mittagessen genutzt werden. Kolleginnen und Kollegen sollten darauf achten, dass die Auszubildenden von Beginn an Teil dieser Routine sind. Seien Sie interessiert und stellen Sie ihnen Fragen zur Person, zu Hobbys, dem Werdegang etc. Dadurch können Sie das Gefühl von Interesse vermitteln und schnell eine gemeinsame Vertrauensbasis schaffen. Bleiben Sie dabei aber zurückhaltend und führen Sie kein Kreuzverhör durch. Auch sehr persönliche Fragen sollten selbstverständlich unterbleiben.

Wichtige Regeln des Unternehmens erläutern

Die Regeln des Unternehmens, die auch in der Willkommensmappe enthalten sind, sollten Sie mit den neuen Auszubildenden durchgehen, damit keine Fragen offenbleiben. Gerade in einer neuen Umgebung können Regeln Orientierung geben und besonders für Berufseinsteigende sinnvoll sein. Es sollte behandelt werden, was im Betrieb erlaubt ist und was ggf. nicht gerne gesehen wird. Darunter fallen zum Beispiel Punkte wie das Rauchen oder die Handynutzung am Arbeitsplatz (z.B. unter welchen Umständen ein Azubi auch privat telefonieren / Nachrichten empfangen darf, bspw. wenn jemand erkrankt ist, wichtige Nachrichten anstehen etc.). Auch das Jugendarbeitsschutzgesetz bei Ausbildung Minderjähriger im Betrieb, welches Sie ggf. bereits aufgehängt oder ausgelegt haben, sollten Sie mit den Auszubildenden bei Bedarf durchgehen.

Falls in Ihrem Unternehmen eine Verschwiegenheitsunterweisung oder eine Sicherheitsunterweisung notwendig ist, können diese gut im Anschluss an das Gespräch über die Regeln des Unternehmens geplant werden.

Kommunikationsweise im Unternehmen erläutern

Gleich am ersten Tag sollte den Auszubildenden klar gemacht werden, dass offene Fragen und Anliegen jederzeit ernst genommen werden und willkommen sind. Man sollte vermitteln, dass man sich für die Anliegen der Auszubildenden interessiert, also auch dafür, wie es ihnen geht, wie es ihnen gefällt und womit sie sich möglicherweise schwertun. Es ist wichtig, zum Nachfragen zu ermutigen und Vertrauen durch ehrlichen und offenen Umgang aufzubauen. Sie sollten Fragen zeitnah beantworten und immer ein offenes Ohr für Ihre Azubis haben. Fragen Sie auch gerne selbst nach, wenn Sie das Gefühl bekommen, den Auszubildenden liegt etwas auf dem Herzen. Zusammengefasst sind in der Grafik wichtige Punkte aufgeführt, welche Sie berücksichtigen sollten:

Auch die Frage nach dem Duzen oder Siezen sollte möglichst direkt am Anfang geklärt werden. Falls sich alle Mitarbeitenden im Unternehmen Duzen, sollten Sie dies den Auszubildenden auch anbieten, damit sie sich nicht ausgeschlossen fühlen. Falls nicht, kann dies trotzdem Erwähnung finden, damit die Azubis Klarheit haben.

Diese Checkliste kann Ihnen bei der Vorbereitung des ersten Tages helfen:

Um den ersten Ausbildungstag noch etwas aufzulockern und den Lernzuwachs Ihrer neuen Auszubildenden durch "Learning-by-doing" zu erhöhen, können Sie zusätzlich eine sogenannte Azubirallye (auch "Firmenquiz" oder "Betriebserkundung" genannt) planen. Ähnlich wie eine Stadtrallye oder Schnitzeljagd geht es hierbei darum, dass die Auszubildenden Aufgaben ausgehändigt bekommen, die sie lösen sollen.

Bei der Planung können Sie sich z.B. an Inhalten des Unternehmensrundgangs und der Willkommensmappe orientieren. Überlegen Sie sich, was Auszubildende nach der Rallye auf alle Fälle wissen sollten. Auszubildende in höheren Lehrjahren können Ihnen dabei Unterstützung leisten. Sinnvoll ist es auch, zu den Fragen jeweils eine geeignete Ansprechperson im Unternehmen mit einzubeziehen, die vorab über die Rallye informiert worden ist und somit weiß, dass Azubis kommen werden. Folgende Grafik zeigt einen beispielhaften Ablauf einer Azubirallye:

Den Grundstein für eine erfolgreiche Ausbildung sollten Sie schon am ersten Ausbildungstag legen. Nutzen Sie ihn, um eine Vertrauensbasis zu schaffen und die Auszubildenden direkt mit in die Routine Ihres Unternehmens und dessen Mitarbeitenden einzubeziehen. Versuchen Sie, direkt eine offene und ehrliche Kommunikation anzustreben und diese auch nach dem ersten Arbeitstag weiterhin zu vertreten. Die bewusste Vorbereitung auf den Einstieg in die Berufsausbildung hilft Ihnen dabei, den ersten Ausbildungstag so positiv wie möglich für Sie und Ihre Auszubildenden zu gestalten.