ChatGPT Work für die Ausbildungsplanung nutze

Mit ChatGPT Work lässt sich die betriebliche Ausbildungsplanung systematisch vorbereiten und strukturieren. Vorhandene Informationen zu Beschäftigten, betrieblichen Aufgaben und Ausbildungsinhalten können zusammengeführt werden, sodass daraus konkrete Vorschläge für die Umsetzung der Ausbildung im Unternehmen entstehen.

Schritt 1: Informationen im Unternehmen vorbereiten

Legt zunächst einen Ordner mit den Informationen an, die ChatGPT Work für die Ausbildungsplanung nutzen soll.

Darin können beispielsweise Dateien hinterlegt werden, in denen beschrieben ist:

• • welche Aufgaben einzelne Beschäftigte oder Teams übernehmen,
  • über welche fachlichen Kompetenzen sie verfügen,
  • in welchen Arbeitsbereichen sie tätig sind,
  • welche typischen betrieblichen Aufgaben dort anfallen.

Die Dateien sollten möglichst klar und eindeutig benannt sein, damit die Inhalte leichter zugeordnet werden können.

Datenschutz beachten

Achtet unbedingt darauf, nur solche personenbezogenen Informationen bereitzustellen, die für die Ausbildungsplanung tatsächlich erforderlich sind.

Wo immer möglich, sollte mit anonymisierten oder pseudonymisierten Angaben gearbeitet werden. Statt vollständiger Namen können beispielsweise Funktionen oder Rollen verwendet werden, etwa:

• • „Mitarbeiter/in Personal“
  • „Teamleitung Einkauf“
  • „Sachbearbeitung Projektmanagement“
  • „Fachkraft IT“

Schritt 2: Ausbildungsunterlagen bereitstellen

Ergänzt anschließend die fachlichen Grundlagen der Ausbildung.

Dazu gehören insbesondere:

• • der Ausbildungsrahmenplan des jeweiligen Ausbildungsberufs,
  • die entsprechenden Umsetzungshilfen des BIBB,
  • gegebenenfalls bereits vorhandene betriebliche Ausbildungspläne oder interne Ausbildungsunterlagen.

Damit kennt die KI sowohl die formalen Anforderungen der Ausbildung als auch die betrieblichen Möglichkeiten.

Schritt 3: ChatGPT Work mit der Ausbildungsplanung beauftragen

Gebt der KI anschließend einen möglichst konkreten Arbeitsauftrag.

Zum Beispiel:

„Erstelle auf Grundlage des Ausbildungsrahmenplans, der BIBB-Umsetzungshilfen und der hinterlegten Informationen zu unseren Beschäftigten einen betrieblichen Ausbildungsplan. Ordne die Inhalte des Ausbildungsrahmenplans geeigneten Beschäftigten bzw. Arbeitsbereichen zu.“

Zusätzlich sollte die KI aufgefordert werden, nicht nur Zuständigkeiten zu benennen, sondern konkrete betriebliche Aufgaben vorzuschlagen.

Schritt 4: Konkrete Ausbildungsaufgaben entwickeln lassen

Für jeden Inhalt des Ausbildungsrahmenplans sollte die KI passende Aufgaben aus dem betrieblichen Alltag vorschlagen.

Die Übersicht kann beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• • Ausbildungsinhalt laut Ausbildungsrahmenplan,
  • zuständige Person oder zuständiger Arbeitsbereich,
  • konkrete Aufgabe für die Auszubildenden,
  • vorgesehener Zeitraum,
  • zu erwerbende Kompetenzen.

So werden aus abstrakten Ausbildungsinhalten konkrete Lern- und Arbeitsaufträge.

Schritt 5: Kompetenzen definieren

Für jede Aufgabe sollte zusätzlich beschrieben werden, welche Kompetenzen die Auszubildenden nach Abschluss der Einheit erworben haben sollen.

Dabei kann zwischen unterschiedlichen Kompetenzbereichen unterschieden werden, beispielsweise:

• • Fachkompetenz,
  • Methodenkompetenz,
  • Selbstständigkeit,
  • Kommunikationsfähigkeit,
  • Problemlösefähigkeit.

Dadurch wird deutlich, dass Ausbildung nicht nur aus dem Erledigen von Aufgaben besteht, sondern auf einen gezielten Kompetenzaufbau ausgerichtet ist.

Schritt 6: Erfolgskriterien für die Betreuung festlegen

Die KI kann außerdem beschreiben, woran Betreuerinnen und Betreuer erkennen können, ob die Vermittlung erfolgreich war.

Mögliche Kriterien sind beispielsweise:

• • Die Aufgabe wird zunehmend selbstständig erledigt.
  • Die Auszubildenden können ihr Vorgehen erklären.
  • Fachliche Entscheidungen können begründet werden.
  • Fehler werden erkannt und selbstständig korrigiert.
  • Das Gelernte kann auf ähnliche Aufgaben übertragen werden.

Damit erhalten die betreuenden Personen konkrete Orientierung für Feedback und Lernstandseinschätzung.

Schritt 7: Ausbildungsstand dokumentieren

Die entstandene Übersicht kann anschließend genutzt werden, um regelmäßig festzuhalten:

• • welche Aufgaben bereits durchgeführt wurden,
  • welche Ausbildungsinhalte vermittelt wurden,
  • welche Kompetenzen bereits erworben wurden,
  • welche Inhalte noch offen sind.

So entsteht gleichzeitig ein Instrument zur Planung, Dokumentation und Qualitätssicherung der Ausbildung.

Der Vorteil für die betriebliche Ausbildung

Durch dieses Vorgehen kann Ausbildung stärker auf mehrere Beschäftigte und Arbeitsbereiche verteilt werden.

Gleichzeitig wird transparent,

• • wer welchen Ausbildungsinhalt vermittelt,
  • welche konkreten Aufgaben die Auszubildenden bearbeiten,
  • welche Kompetenzen dabei erworben werden sollen
  • und wie der Lernerfolg festgestellt werden kann.

Dadurch wird die Ausbildung strukturierter und leichter nachzuhalten. Gleichzeitig können die Vorgaben des Ausbildungsrahmenplans systematisch mit den tatsächlichen Aufgaben und Kompetenzen im Unternehmen verbunden werden.

So entsteht aus den formalen Vorgaben ein konkreter, betriebsnaher Ausbildungsplan, der kontinuierlich angepasst und weiterentwickelt werden kann.