- Nachvollziehbarkeit: Anhand des Protokolls können auch nach der Prüfung noch Details zum Prüfungsablauf nachvollzogen werden.
- Rechtssicherheit: Wenn nach der Prüfung das Ergebnis angezweifelt wird oder es andere Beschwerden gibt, kann das Protokoll im Rahmen eines Widerspruchsverfahrens als Gedächtnisstütze dienen. In einem möglichen Klageverfahren dient das Protokoll der Tatsachenermittlung der Verwaltungsgerichte als ein Beweismittel.
- Qualitätssicherung: Der Prüfungsprozess wird transparent. Dies trägt dazu bei, die Qualität von Prüfungen allgemein zu sichern.
- Bewertung: Der Prüfungsausschuss bzw. die Prüferdelegation hat für die anschließende Bewertung der Prüfungsleistungen ergänzende Informationen zum Ablauf der Prüfung.
Prüfungen dokumentieren – das Prüfungsprotokoll
Die Durchführung von Prüfungen erfordert nicht nur fachliche Kompetenz und klare Bewertungsmaßstäbe, sondern auch eine sorgfältige und transparente Dokumentation. Das Prüfungsprotokoll dokumentiert den Ablauf, der Bewertungsbogen die Prüfungsleistung und die Ergebnisniederschrift die Prüfungsergebnisse. Doch welche konkreten Anforderungen gelten eigentlich für diese Dokumentationen?
Was gibt die Prüfungsordnung vor?
Die Prüfungsordnung, die die zuständige Stelle für die Abschluss- oder Gesellenprüfung erlässt, legt in der Regel fest, dass über den Ablauf der Prüfung eine Niederschrift zu fertigen ist1. In dieser Niederschrift sind außerdem Täuschungshandlungen zu protokollieren.2 In der Praxis entspricht diese Niederschrift dem, was allgemein als Prüfungsprotokoll bezeichnet wird. Es kann von der Aufsicht führenden Person erstellt werden. Diese Aufgabe wird teilweise von den stellvertretenden Prüfungsausschussmitgliedern übernommen.
Wichtig: Die Niederschrift der Prüfungsergebnisse („Ergebnisniederschrift“)3, ist nicht mit dem Prüfungsprotokoll zu verwechseln. Diese Niederschrift muss auf von der zuständigen Stelle genehmigten Formularen erstellt werden. Sie enthält insbesondere die persönlichen Daten des Prüflings, die Feststellung der einzelnen Prüfungsergebnisse sowie die Unterschriften des Prüfungsausschusses beziehungsweise der Prüferdelegation – also alle Angaben für den Prüfungsbescheid– und ist 15 Jahre aufzubewahren.4
Prüfungsprotokoll und Bewertungsbogen haben unterschiedliche Funktionen
Prüfungsprotokoll und Bewertungsbogen: Beides sind Instrumente, die dabei helfen, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prüfung sicherzustellen.
Für die Beurteilung der Prüfung ist der Bewertungsbogen maßgeblich. Alle Mitglieder des Prüfungsausschusses bzw. der Prüferdelegation müssen die Prüfungsleistungen während der Prüfung eigenständig einschätzen. Dafür sollten im Vorfeld entsprechende Kriterien festgelegt werden. Siehe hierzu: Leando | Bewertung von Prüfungsleistungen
Das Prüfungsprotokoll dient hingegen dazu, den Ablauf der Prüfung festzuhalten.
Warum ein sorgfältiges Prüfungsprotokoll wichtig ist
Der Prüfungsausschuss bzw. die Prüferdelegation muss – notfalls auch vor Gericht – die Bewertung von Prüfungsleistungen überzeugend darlegen können – und hierzu gehört auch das Protokoll über den Ablauf der Prüfung. Es liegt also auch im Interesse der zuständigen Stelle, dass das Prüfungsgeschehen so festgehalten wird, dass es auch noch nachträglich nachvollziehbar ist.
Das Protokoll ist eine öffentliche Urkunde im Sinne des § 415 Abs. 1 Zivilprozessordnung und § 417 Zivilprozessordnung. Es kann zusammen mit anderen Beweismitteln – zum Beispiel Aussagen von Zeugen – genutzt werden, um nachzuweisen, was genau geschehen ist und wie die Prüfung abgelaufen ist.
Welche Punkte sollten im Protokoll berücksichtigt werden?
Manche zuständigen Stellen halten Leitfäden bereit, die vorgeben, welche Angaben ins Protokoll gehören. Dazu gehören zum Beispiel:
- Prüfungsteilnehmende: Identität des Prüflings, Prüfungsausschuss/Prüfungsdelegation, Prüfungsaufsicht, gegebenenfalls Gäste
- Rücktritt von der Prüfung
- Täuschungsversuche
- Besondere Vorkommnisse: Verspätungen, Lärm, Verfahrensänderungen (Raumwechsel wegen Technikausfall), Hinweise zu den Prüfungsaufgaben
- Zeiten und Pausen
Mit diesen Punkten im Protokoll ist der Prüfungsverlauf transparent und nachvollziehbar festgehalten.
Vier Gründe für ein sorgfältiges Prüfungsprotokoll
Muss das Protokoll unterschrieben werden?
Nur weil die Unterschrift fehlt, kann der Prüfling nicht automatisch die ganze Prüfung anfechten. Allerdings kann eine fehlende Unterschrift den Wert des Protokolls als Beweis schwächen. Denn ohne Unterschrift lässt sich nicht eindeutig feststellen, wer die Prüfung tatsächlich beaufsichtigt hat.